Openstaande facturen zorgen voor heel wat kopzorgen en tijdverlies binnen uw onderneming.
Door uw debiteurenbeheer zo efficiënt mogelijk uit te voeren, bespaart u heel wat kostbare tijd en waakt u over de financiële gezondheid van uw zaak.
Wij lijsten graag enkele essentiële tips op voor een doortastend debiteurenbeheer dat komaf maakt met onbetaalde facturen.
Wat is debiteurenbeheer?
De klant die bij u een onbetaalde factuur heeft openstaan, is een debiteur.
Het debiteurenbeheer is de administratie en organisatie om ervoor te zorgen dat deze klant betaalt.
Dat kan door goed bij te houden welke klanten onbetaalde facturen hebben en voor welk bedrag, betalingsherinneringen te sturen en als dat niet helpt, een incasso-expert in te schakelen.
Waarom is een efficiënt debiteurenbeheer zo belangrijk?
In België staat momenteel 9 miljard euro aan onbetaalde facturen open. Toch is voor veel ondernemingen een goed debiteurenbeheer geen prioriteit.
Onterecht, want u heeft aan de klant een product of een dienst geleverd en dan heeft u ook het recht om hiervoor betaald te worden. Anders lijdt uw bedrijf verlies en dat brengt de financiële gezondheid van de onderneming in gevaar.
Een goede cashflow is namelijk nodig om:
- uw eigen facturen te betalen;
- werknemers aan te werven;
- en bedrijfsinvesteringen te maken.
Ook banken kijken naar de kasstroom om een bedrijfslening toe te kennen. Een efficiënt debiteurenbeheer is dus erg belangrijk!
Tip 1: Verstuur tijdig uw facturen
Door uw klant tijdig een factuur te versturen, geeft u het signaal dat u ook een snelle betaling verwacht.
Tip 2: Factureer op de juiste manier
Zorg dat de factuurgegevens van uw klant volledig zijn.
Stel ook een gedetailleerde factuur op met duidelijke omschrijvingen en prijsberekeningen zodat de klant weet hoe u tot het eindbedrag komt.
Vermeld de betaalgegevens (rekeningnummer, gestructureerde mededeling) en de termijn waarop u de betaling verwacht onderaan.
Verwijs ook altijd naar uw algemene voorwaarden en factuurvoorwaarden, zoals de bijkomende kosten in het geval dat de factuur laattijdig wordt betaald.
Tip 3: Maak een overzicht van uw onbetaalde facturen
Welke klanten hebben hun factuur nog niet betaald? En wat is het bedrag (ook wel overdue genoemd) dat er in totaal openstaat?
Met een efficiënt debiteurenbeheer ziet u dit in één oogopslag. Op die manier kan u klanten gemakkelijk een aanmaning sturen en de betaling opvolgen. Slechte betalers zijn met dit overzicht extra te controleren.
Leg hen eventueel ook strengere factuurvoorwaarden op zoals bijvoorbeeld een voorschot. Het aantal openstaande facturen vertelt daarnaast iets over uw financiële situatie en of u actie moet ondernemen.
Tip 4: Automatiseer uw debiteurenbeheer
Onbetaalde facturen opvolgen is tijdrovend. Gelukkig bestaan er bestaan heel wat boekhoudprogramma’s die het overzicht op uw debiteurenbeheer kunnen bewaren.
Soms verstuurt deze software zelf een automatische betalingsherinnering naar de debiteur.
Het is het dus zeker waard om te investeren in deze programma’s.
Tip 5: Schakel tijdig een expert in die u begeleidt bij het innen van onbetaalde facturen
Blijft een factuur onbetaald? Schakel dan een incassoadvocaat in. Die kan u niet alleen persoonlijk adviseren in het debiteurenbeheer, maar vordert de openstaande factuur ook voor u in.
Benieuwd naar hoe la-on dit doet? Lees meer over onze aanpak: zorgeloos en zonder risico. No win, no fee.